Kurumların dijital süreçleri hızla ilerlemektedir. Maliye Bakanlığı, Gümrük Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı ortak çalışmaları ile dijitalleşme sürecinin içerisine giriş yapmışlardır. Dijitalleşme süreci e-İrsaliye ile sürecine devam etmektedir. e-İrsaliye dönüşümü ile kurumlara yüksek maliyetlere sebep olan matbu evrak masraflarının yarı yarıya azaltılması bekleniyor. Bu beklentinin daha Yeşil Bir Dünya sloganı ile hızla gelişen dönüşüm sürecinde doğaya olan katkısı yadsınamaz şekilde yüksek olacaktır.
İş dünyasında dijitalleşme her geçen gün daha da hız kazanıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile birlikte Maliye, Gümrük ve Sağlık Bakanlıklarının ortak yürüttüğü çalışmalar sayesinde şirketlerin ticari süreçleri artık elektronik ortama taşınıyor. Bu dönüşümün en önemli aşamalarından biri de e-İrsaliye uygulamasıdır. Geleneksel olarak kağıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyeleri, artık dijital ortama taşınarak çok daha hızlı, güvenli ve çevre dostu bir hale gelmektedir. e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, ancak tamamen dijital ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan bir elektronik belgedir. Mal veya hizmet sevkiyatının yasal olarak belgelenmesini sağlar ve hem gönderici hem de alıcı tarafın dijital ortamda bu işlemleri gerçekleştirmesine imkan tanır. Böylece fiziksel evrak yükü ortadan kalkar, işlem süreçleri hızlanır ve operasyonel verimlilik artar. Aynı zamanda kağıt tüketiminin azalmasıyla işletmeler hem doğaya katkı sağlar hem de sürdürülebilirlik hedeflerine bir adım daha yaklaşır.
e-İrsaliye, işletmeler için yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda verimlilik ve rekabet gücünü artıran bir dijitalleşme aracıdır. İş süreçlerinde dijitalleşme sayesinde matbu evrak maliyetleri önemli ölçüde azalır ve arşivleme için ayrılan fiziksel alan ortadan kalkar. Kağıt, baskı, kargo ve saklama gibi kalemlerde ciddi tasarruf sağlanır. Bunun yanında, e-İrsaliye sistemi sayesinde sevkiyat süreçleri saniyeler içerisinde tamamlanır. Belge oluşturma, gönderme ve onay alma gibi işlemler dijital ortamda otomatik şekilde ilerler, böylece insan hatası riski minimuma iner. Yanlış ürün sevkiyatı gibi problemler önceden önlenir, lojistik maliyetleri azalır ve müşteri memnuniyeti artar. Çevresel açıdan da önemli bir katkı sunan e-İrsaliye uygulaması, kağıt kullanımını azaltarak doğanın korunmasına yardımcı olur. Bu sayede işletmeler hem sürdürülebilirlik vizyonlarını desteklemiş olur hem de çevreye duyarlı kurumsal kimliklerini güçlendirir.
e-İrsaliye sistemi, klasik sevk irsaliyesiyle aynı işlevi görür ancak tamamen elektronik ortamda düzenlenir. Mal sevkiyatı öncesinde gönderici firma tarafından dijital olarak oluşturulan belge, alıcıya sistem üzerinden iletilir. Bu sayede sevk bilgileri hem gönderici hem de alıcı tarafından kolaylıkla görüntülenebilir. Geleneksel olarak iki tür irsaliye bulunur: sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi. e-İrsaliye, sevk irsaliyesi yerine geçerek mal teslim süreçlerini dijitalleştirir. Taşıma irsaliyesi ise araçta fiziksel olarak bulundurulmaya devam eder. Sistemin çalışabilmesi için hem gönderici hem de alıcının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olması gerekir. Ayrıca e-İrsaliye düzenlemeden önce e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturulmalı, bu faturaya bağlı olarak e-İrsaliye düzenlenmelidir. Bu süreçte belgeler elektronik imza ile onaylanır ve karşı tarafa dijital ortamda güvenli bir şekilde iletilir. Böylece belgelerin sahtecilik riski ortadan kalkar, resmi süreçler eksiksiz bir şekilde tamamlanır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen düzenlemelere göre, e-Fatura mükellefi olan tüm firmalar için e-İrsaliye’ye geçiş zorunludur. Bu kapsamda ticari faaliyette bulunan şirketlerin dijital irsaliye sistemine dahil olması gerekir. Bunun yanı sıra, şahıs işletmeleri ve sermaye şirketleri de gönüllü olarak e-İrsaliye sistemine geçiş yapabilir. 1 Temmuz 2018 itibarıyla zorunlu hale gelen e-İrsaliye uygulaması, her geçen gün daha fazla işletme tarafından tercih edilmektedir. Gönüllü olarak sisteme katılan firmalar, herhangi bir tarihte başvuru yaparak e-İrsaliye kullanıcıları arasına dahil olabilirler. Sistemin en önemli şartlarından biri, sevkiyat yapan ve alan firmaların her ikisinin de e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmasıdır. Bu koşul sağlandığında tüm irsaliye işlemleri tamamen dijital ortamda gerçekleştirilebilir.
e-İrsaliyeye geçiş, işletmeniz için yalnızca yasal bir gereklilik değil, aynı zamanda dijital dönüşüm yolculuğunda atacağınız stratejik bir adımdır. Bu sistem sayesinde sevkiyat süreçlerinizi daha hızlı, hatasız ve verimli hale getirebilir, maliyetlerinizi ciddi ölçüde azaltabilirsiniz. İşletmenizin çevreye olan etkisini minimuma indirerek sürdürülebilirlik hedeflerinize katkı sağlayabilir ve dijitalleşen iş dünyasında rakiplerinizin bir adım önünde olabilirsiniz. Ayrıca, e-İrsaliye sayesinde sevkiyat öncesinde ürün ve teslimat detaylarını kolayca kontrol edebilir, yanlış sevkiyatların önüne geçebilirsiniz. Tüm süreçlerin dijital ortama taşınması, verilerin güvenli bir şekilde arşivlenmesini ve gerektiğinde kolayca erişilmesini sağlar. Bu da denetim ve raporlama süreçlerinde işletmenize büyük avantaj sunar.
4C Teknoloji olarak işletmenizin dijital dönüşüm sürecini kolaylaştırmak için yanınızdayız. Gelişmiş e-İrsaliye çözümlerimiz sayesinde sisteme hızlı, sorunsuz ve güvenli bir şekilde geçiş yapabilir, tüm irsaliye işlemlerinizi tek bir panel üzerinden yönetebilirsiniz. Yasal mevzuatlara %100 uyumlu çalışan altyapımız, işletmenizin resmi süreçlerini eksiksiz şekilde yürütmesini sağlar. İş süreçlerinizi dijitalleştirerek verimliliğinizi artırmak ve maliyetlerinizi azaltmak istiyorsanız, e-İrsaliye’ye geçmek için şimdi en doğru zamandır. 4C Teknoloji’nin profesyonel desteğiyle işletmenizi geleceğe taşıyın ve dijital dönüşümde bir adım öne geçin.
e-irsaliye önceden firmaya sistem üzerinden iletilmesi yanlış ürün sevkiyatının önünü de keserek taşıma maliyetlerinde daha verimli harcamalar yapılmasını sağlayacak.